Animer sa première réunion
Juste avant la réunion
- Vérifier la salle : aménagement et matériel (branchement du rétroprojecteur, du portable réservé à la prise de note,…).
- Vérifier que tous les documents d’information envoyés en amont sont disponibles .
- Vérifier que les personnes-ressource ont ce qu’il faut pour leur intervention .
- Préparer un visuel (paperboard…) présentant l’ordre du jour.
- Préparer un café d’accueil convivial permettant d’attendre les derniers arrivants.
Introduire la réunion (Cf. Fiche pratique B2 : Introduire une réunion)
- Faire une petite phrase de remerciement et de bienvenue.
- Se présenter personnellement.
- Proposer un tour de table de présentation des participants : nom, structure, raison de sa présence, attente particulière rapport au sujet de la réunion.
- Annoncer les personnes excusées.
- Présenter l’objectif et préciser la durée de la réunion.
- Présenter le planning (introduction, conclusion, débats, intervention de personnes ressources…). Distribuer un support papier, si possible utiliser un visuel.
- Demander aux participants s’ils souhaitent rajouter d’autres points à l’ordre du jour.
- Définir une personne volontaire pour la prise de notes (en direct sur l’ordinateur).
- Poser les règles de prise de parole (ci-dessous).
| Règles de prise de parole |
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Traiter chaque sujet
| Sujet à traiter | Objectif à atteindre | Timing |
|---|---|---|
| – | – | – |
| – | – | – |
| – | – | – |
| – | – | – |
Introduire le sujet. Faire un point d’information sur le sujet à traiter ou faire intervenir une personne compétente. Donner l’objectif à atteindre. Lancer le débat.
Gérer le temps de manière à respecter les différents temps du planning
- rappeler le temps restant 5 minutes avant la fin du temps imparti.
- proposer le report du sujet si aucun aboutissement rapide n’est pressenti une fois le temps imparti écoulé.
Reformuler les idées de temps à autre. S’il manque des éléments d’information, demander des compléments, une projection de données à l’écran…
Synthétiser les pistes ou décisions en fin de temps imparti. Faire voter s’il le faut.
Clôturer la réunion (Cf. Fiche pratique B3 : Conclure une réunion)
. Récapituler les décisions prises et les principales idées émises.
. Décrire les suites (prochain rendez-vous, envoi du compte-rendu, etc…).
. Remercier tout le monde et lever officiellement la réunion.