Votre stratégie de communication inclura peut-être un événement médiatique pour attirer l’attention sur un sujet ou une question d’actualité. Le plus courant est la conférence de presse, mais si vous voulez vraiment frapper l’imagination des gens, vous et votre organisation pourriez penser à quelque chose de plus original.

Dans un cas comme dans l’autre, le but est généralement d’annoncer un événement d’importance, activité ou campagne, mais il peut s’agir aussi d’une réponse à un événement ou un sujet d’actualité. Certains groupes, par exemple, manifestent parfois à l’Assemblée Nationale pour protester contre une nouvelle loi. Les événements médiatiques sont réservés aux occasions spéciales et vous ne devez pas en organiser trop souvent.

Ils doivent être conçus pour mettre votre cause en valeur et calculés de manière à accommoder les journalistes.

  • Souvenez-vous que le matin (entre 9 et 11 h) est le meilleur moment où convoquer des reporters dont le reportage doit être prêt pour les nouvelles de 18 h ou le journal du lendemain.
  • Choisissez une journée le plus au début de la semaine possible et évitez les vendredis. Si l’événement doit avoir lieu le lundi, faites en sorte que l’invitation aux médias soit entre les mains des journalistes au moins le vendredi précédent.
  • Assurez-vous que votre conférence de presse n’aura pas lieu au même moment qu’un événement majeur qui risque de canaliser l’attention des journalistes. Consultez les calendriers d’événements dans les médias. L’Événementiel, une agence de presse spécialisée dans la diffusion d’informations axées sur les événements à venir au Québec, est entre autres une excellente source d’information.
  • Donnez aux journalistes un avis de 24 h minimum. Le mieux est d’envoyer l’invitation aux médias quelques jours auparavant et de confirmer par téléphone le jour précédant l’événement. Cela leur laisse le temps de réserver caméras, équipements, photographes, etc. Mais ne vous y prenez pas trop à l’avance : ils risquent d’avoir oublié d’ici là.
  • Préparez un communiqué de presse et distribuez-le au moment où débute la conférence de presse. Si vous disposez du temps et des ressources nécessaires, vous pourriez même monter des pochettes de presse qui comprendraient le communiqué, une ou deux pages d’information sur votre organisme, un exemplaire de tous les articles déjà écrits sur vous et des cartes d’affaires, si vous en avez.
  • Si les médias télévisés sont invités, essayez d’offrir quelque chose d’intéressant à leurs caméras : démonstration, mise en scène théâtrale ou autre. S’il s’agit d’une conférence de presse plus traditionnelle, n’oubliez pas graphiques, diagrammes, tableaux et posters.
  • Si vous prévoyez la présence de micros et de projecteurs, vérifiez l’existence de prises de courant et leur emplacement.
  • Prévoyez suffisamment de chaises pour tous les journalistes et assez d’espace pour leur équipement (caméras et projecteurs).
  • Commencez à l’heure (pas plus de cinq minutes de retard). Les journalistes ont des horaires serrés et peut-être d’autres événements à couvrir dans la journée. Si vous les faites attendre, ils risquent tout simplement de s’en aller.
  • Assurez-vous que votre porte-parole est prêt à répondre aux questions, pendant comme après l’événement.
  • N’oubliez pas de faire un suivi. Si l’on vous demande des informations dont vous ne disposez pas sur place, faites-les parvenir le plus vite possible. Certains médias peuvent également avoir besoin de photos ou de films. Vérifiez avant leur départ qu’ils ont bien tout le nécessaire en main.

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