Si tu décides que la nouvelle mérite d’être annoncée lors d’une conférence de presse, envoie un avis aux médias (décrit plus bas) au moins trois jours avant la tenue de la conférence ou une semaine avant l’événement, et téléphone aux journalistes pour t’assurer qu’ils l’ont bien reçu. Profite de l’occasion pour leur «vendre» la nouvelle.
Choisis de bons porte-parole et assure-toi que la déclaration de chacun ne dépasse pas trois minutes et qu’elle comprend des phrases accrocheuses. Charge quelqu’un de présenter les porte-parole et d’animer la période de questions. Si tu as invité des représentants de médias nationaux ou de médias locaux français et anglais, tente de tenir la conférence dans les deux langues officielles. La période de questions devrait durer au moins 15 minutes. Si elle n’est pas terminée après 25 minutes, l’animateur devrait annoncer la clôture de la conférence en invitant les journalistes qui le désirent à mener une interview avec un des porte-parole. Une conférence de presse ne devrait pas durer plus de 45 minutes.
Tu auras besoin d’un système audio que tu pourras louer d’une compagnie qui se spécialise dans l’audiovisuel. Le système doit être composé d’un microphone de table pour chaque porte-parole, de haut-parleurs, d’une console de mixage et d’une boîte de branchement qui permet aux médias d’obtenir des enregistrements de qualité. Dans la mesure du possible, embauche un technicien pour assurer la qualité du son. La location du système peut coûter jusqu’à 600 $, mais les prix varient.
N’oublie pas la télévision : assure-toi que la conférence ou l’événement ait une dimension visuelle. Ainsi, des placards ou des bannières lors d’un rallye ou d’une manifestation, ou un fond de scène (p. ex., une affiche illustrant le logo de ton organisme) lors d’une conférence de presse aident à créer un espace visuel intéressant.
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